Politique de confidentialité

1. PRÉAMBULE ET OBJET

La présente politique définit la manière dont l'Association collecte, traite et protège les données à caractère personnel des étudiants inscrits (ci-après « l’Utilisateur »), conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD 2016/679) et à la Loi Informatique et Libertés.

L’objet des traitements est la gestion des inscriptions aux distributions alimentaires et l’optimisation de la logistique pour lutter contre le gaspillage.

2. RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Le responsable du traitement est l’Association Espoir Pour Tous, représentée par son Président en exercice.

• Contact : espoirpourtous33400@gmail.com

3. DONNÉES COLLECTÉES ET FINALITÉS

Nous collectons uniquement les données strictement nécessaires (principe de minimisation) :

• Identité : Nom, prénom.

• Contact : Adresse email et numéro de téléphone.

• Logistique : Type de colis (avec/sans viande), créneau de distribution choisi.

• Justificatif de statut : Carte étudiante (pour vérification de l'éligibilité et lutte contre les inscriptions multiples).

• Preuve de consentement : Date et heure de soumission du formulaire.

Finalités :

1. Envoi d'un mail de confirmation d'inscription.

2. Envoi hebdomadaire d'un formulaire de confirmation de présence.

3. Établissement de statistiques anonymes sur les quantités de denrées à prévoir.

4. BASE JURIDIQUE DU TRAITEMENT

Le traitement est fondé sur :

• Le consentement de l'Utilisateur : Recueilli via une case à cocher explicite sur le formulaire Tally.

• L'intérêt légitime : Assurer la gestion logistique des denrées périssables et éviter le gaspillage alimentaire.

5. DESTINATAIRES DES DONNÉES ET SOUS-TRAITANTS

Les données sont strictement réservées à l'usage interne de l'Association. Elles transitent par les outils suivants, tous conformes au RGPD :

• Tally.so : Collecte des données.

• n8n : Automatisation des flux de données.

• Google Workspace (Sheets & Gmail) : Stockage sécurisé et envoi des communications.

Aucune donnée n’est vendue, louée ou cédée à des tiers à des fins commerciales.

6. DURÉE DE CONSERVATION

Les données sont conservées pendant toute la durée de l’année universitaire en cours.

• Toute donnée d'un étudiant ne s'étant pas présenté à une distribution pendant une durée de 6 mois consécutifs sera supprimée de nos listes actives.

• Les données sont définitivement supprimées à la fin de chaque cycle annuel (juillet), sauf ré-inscription de l'Utilisateur.

7. DROITS DE L’UTILISATEUR

Conformément au RGPD, l’Utilisateur dispose des droits suivants :

• Droit d'accès et de rectification : Consulter ou modifier ses informations.

• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : Demander la suppression de ses données.

• Droit d'opposition : Retirer son consentement à tout moment pour la réception des emails hebdomadaires.

Exercice des droits : L'Utilisateur peut exercer ces droits par simple email à l'adresse du responsable du traitement mentionnée à l'article 2. L'Association s'engage à répondre sous 30 jours.

8. SÉCURITÉ

L'Association met en œuvre les mesures techniques (chiffrement des flux, mots de passe forts, accès restreints) pour protéger les données contre tout accès non autorisé ou toute divulgation.